鳥取県在住のへなちょこ虫屋のブログ。
たまに野鳥も。

種名ラベルの作り方

今までずっと種名ラベルを手入力していたのですが、どちゃくそ時間がかかって効率的じゃないので、標本データを入力したExcelファイルから種名ラベルを作成する方法を考えました。誰が読むんだよwって内容ですがまー備忘録も兼ねて。

説明下手で分かりにくいと思いますがご容赦を。

 

僕はこんな感じでExcelに標本の情報を入力して管理しているのですが、今回はこのファイルを基に「通し番号」「和名」「性別」「学名」を記載した種名ラベルを作ります。

ちなみに、Excelを利用したデータ管理の方法は『鱗翅類学入門』(東海大学出版部,2016)の「第6章 標本の保存と利用」に詳しくかつ分かりやすく書かれているので一読を勧めます。

 

同定した標本は属名、種名、亜種名を分けて入力していくのですが、ここでこれら3つを組み立てた「学名」という項目を作っておくのがミソです。すなわち、上の写真の僕のファイルでは属名がG列、種名がH列、亜種名がI列なので、後方の適当な列に「=Gn & " " & Hn & " "  & In」(nには行の数字が入ります)という数式を入れてやれば、分けて入力した属名、種名、亜種名から、一つのセル内に学名を組み立てることができます。これをオートフィルで同じ列全部に数式を入れてやるわけです。

ちなみに、和名と学名の対訳表さえあれば、入力した和名からVLOOKUP関数を使って属名、種名、亜種名を自動で補完する、なんてことも可能です。詳しくは上記『鱗翅類学入門』に書かれているので具体的な説明はここでは省きます。

 

さて、ここからが本題の種名ラベル作りです。

 

手順としては、(1)新しいExcelファイルに「番号」「和名」「性別」「学名」をコピペする、(2)新規シートを作成し、「番号」「和名」「性別」「学名」を一つのセル内に組み立てる、(3)完成したExcelラベルをWordに貼り付けて整形する、という流れになります。

 

以下順を追って説明していきます。まず新しいExcelファイルを作り、上記の標本データを入力したファイルから「番号」「和名」「性別」「学名」をコピーし、新しく作成したExcelファイルに値で貼り付けます。シートの名前は仮に「データ入力」としておきます。

 

 

新しいExcelファイルを作り、A列に番号、B列に和名、C列に性別、D列に学名を入力した状態。

 

新しいワークシートを作成し、先ほど作ったシートから「番号」「和名」「性別」「学名」を組み立てたラベルを作成します(シート名は仮に「ラベル出力」とします)。このとき、CHAR関数を使って番号、和名+性別、学名のそれぞれの項目の間に改行を入れてやります(ここもミソ)。すなわち、A1のセルに「=データ入力!A1 & CHAR(10) & データ入力!B1& データ入力!C1& CHAR(10) & データ入力!D1」と入力します。セルは「折り返して全体を表示する」に設定しておきます。

 

今回は16行×5列のラベルを作成したいので、オートフィルを使って16行×5列になるように数式をコピーします。

この数式の入力さえしておけば、「データ入力」シートにデータを入れさえすれば自動でラベルが出力されるようになります。

 

 

こんな感じ。フォントはメイリオ、サイズは3.5、セル内の文字は上揃え・左詰めです。このまま印刷したいところなのですが、Excelでは行間を詰めたりセル内の余白を設定することができないので、ラベルが無駄に大きくなりがちです。

 

そこで出番となるのが我らがWord様です。

 

 

新しいWordファイルを作成し、先ほどExcelで作成した種名ラベルを「元の書式を保持」で貼り付けます。もちろん見ての通りこのままだとめちゃめちゃなので整形してやります。

具体的には、表全体を選択して、「行間を4pt・セル内の余白を0・セルの高さを7mm・セルの幅を15mm」に設定します。学名をイタリックにするためにフォントを斜体にします。メイリオは単に見栄えがいいだけじゃなくて、全選択して斜体にすると英数字のみが斜体になるのでラクですね。通し番号まで斜体になっちゃいますがまあ細かいことは気にしない(ワラ

 

 

はい、種名ラベルのできあがり。あとはプリンターの設定を最高品質にして印刷するだけです。用紙サイズはハガキが丁度いいかと思います。

 

...我ながら力技感があるのは否めない(ワラ

もっとスマートかつクールな方法をご存知の方は是非教えてください。

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